Gestion sûre et intelligente des casiers : les critères à ne pas manquer

À l'heure où de plus en plus d’entreprises passent au travail hybride, aux bureaux partagés et au travail flexible, les casiers deviennent un incontournable pour proposer un lieu de stockage sécurisé aux personnes n’ayant plus de bureaux attribués.

Ils sont aussi des alliés précieux dans les écoles, les gymnases, les bâtiments publics et bien d’autres, en permettant par exemple, de stocker en toute sécurité des équipements ou des documents précieux, d’instaurer des services de dépôt et de collecte en toute sécurité, ou de servir de vestiaire.

C’est pourquoi de nombreuses organisations envisagent sérieusement d’investir dans un système de gestion des casiers.

Si c’est également votre cas, voyons ensemble les critères de sélection à rechercher, afin de vous assurer que votre système est sécurisé et suffisamment intelligent pour offrir toutes les fonctionnalités et la flexibilité dont vous avez besoin.

6 critères essentiels pour choisir un système de gestion des casiers moderne

1. Gérer des milliers de casiers en toute simplicité

Que vous gériez des dizaines ou des milliers de casiers, cette tâche peut s’avérer compliquée et prendre du temps sans un système de gestion des casiers adapté. Pour faciliter le processus, recherchez un système simple à utiliser et permettant de gérer les casiers à distance, idéalement à partir d’un appareil mobile pour une flexibilité optimale.

2. Une expérience simple et fluide pour les utilisateurs

En plus d’être facile à utiliser pour les administrateurs, votre système doit également être convivial pour ses usagers. Les gens ne veulent pas faire la queue à une borne ou bloquer devant des instructions compliquées. Choisissez donc un système de casiers intuitif, et qui fournit des points d’information succins pour accompagner les utilisateurs s’ils ont besoin d’aide. Les clés physiques sont également problématiques car elles peuvent être perdues ou cassées. Il est préférable que votre système permette aux personnes de verrouiller et de déverrouiller les casiers à l’aide d’une méthode alternative telle qu’un badge d’accès, un QR code, un identifiant virtuel sur son smartphone ou une caractéristique biométrique comme l’empreinte digitale ou la reconnaissance faciale.

3. Unification de la gestion des casiers et du contrôle d’accès

En reliant votre système de gestion des casiers à votre système de contrôle d’accès physique, vous gagnez en efficacité tout en renforçant la sécurité. Cela vous permet d’étendre vos principes de contrôle d’accès à vos casiers : si par exemple, quelqu’un n’est autorisé à accéder à un bâtiment que pendant ses heures de travail, vous pouvez configurer votre système de sorte que cette personne ne puisse utiliser son casier que pendant cette période.

Combiner la gestion des casiers et le contrôle d’accès physique permet également aux personnes d’utiliser le même identifiant (un badge, par exemple) pour ouvrir des portes, des barrières, des casiers, etc.

4. Intégration de la gestion des casiers avec d’autres systèmes

Par ailleurs, il peut s’avérer très pratique que votre système de gestion des casiers s’intègre facilement à d’autres systèmes, comme ceux des RH ou de la gestion des visiteurs. Ainsi, vous pouvez facilement attribuer l’accès aux casiers et autres rangements verrouillables en fonction du rôle ou du service de chacun, des horaires, etc.

Cela vous permet également de gagner du temps et de réduire les erreurs en centralisant les tâches et en évitant les doublons.

5. Gains d’espace et d’argent

Recherchez un système de gestion des casiers qui vous permette une utilisation dynamique : cette approche réduit le nombre de casiers nécessaires car vous n’avez plus à fournir un casier fixe à chaque utilisateur : vous économisez ainsi de l’espace et de l’argent.

Pour optimiser davantage les coûts, recherchez un système nécessitant peu d’entretien, sans batteries ni clés à gérer ou à remplacer. Et avec une faible consommation d’énergie !

6. Niveaux de sécurité élevés

Il est bien sûr indispensable que votre système de gestion des casiers garantisse le niveau de sécurité dont vous avez besoin. Assurez-vous que le système choisi dispose de serrures inviolables et que, s’il s’agit d’un système basé sur IP (comme le sont les meilleurs systèmes de gestion de casiers), il soit bien cyber sécurisé.

Enfin, votre système de gestion de casiers doit proposer des options de suivi, en exportant des rapports. De cette manière, en cas d’incident, vous saurez rapidement qui a utilisé quel casier et quand.

Pour savoir comment la Gestion des casiers AEOS répond aux critères ci-dessus, contactez-nous !